Gestionarea riscurilor fiscale reprezintă o provocare pentru orice antreprenor sau contabil, având în vedere ritmul rapid al schimbărilor legislative. Orice eroare de raportare, o întârziere la depunerea unui document sau interpretarea greșită a unei reglementări poate duce la sancțiuni și la o reputație afectată pentru firmă. Tocmai de aceea, alegerea și implementarea unui program de contabilitate actualizat constant îi ajută pe manageri să evite problemele costisitoare și să mențină firma în conformitate cu cerințele ANAF (Agenția Națională de Administrare Fiscală).
Riscuri fiscale frecvente pentru companii
Firmele se lovesc zilnic de riscuri fiscale dacă nu implementează proceduri clare și nu monitorizează constant respectarea acestora. Agenția Națională de Administrare Fiscală verifică periodic respectarea normelor privind numerarul, serviciile prestate de nerezidenți sau existența documentelor precum manualul de politici contabile și inventarele periodice (conform Ordinului MFP 2634/2015).
Principalele riscuri fiscale apar din:
- depunerea întârziată sau omisă a declarațiilor fiscale obligatorii (inclusiv SAF-T, TVA, dosar de prețuri de transfer, raportări DAC6 aferente tranzacțiilor internaționale);
- lipsa unei revizuiri periodice a încadrărilor fiscale;
- neactualizarea manualului de politici contabile;
- omisiunea sau întârzierea în actualizarea inventarelor,
Cum te ajută un program de contabilitate actualizat în reducerea riscurilor fiscale
Un program de contabilitate actualizat în mod regulat scade riscurile generate de modificările legislative și ușurează procesele interne. Iată câteva beneficii concrete:
- automatizezi generarea și transmiterea notelor contabile și a declarațiilor fiscale, fără să verifici manual fiecare actualizare legislativă;
- accesezi instant datele financiare importante și le sincronizezi rapid cu aplicațiile de facturare sau gestiune;
- depui declarațiile în format electronic, inclusiv fișierul SAF-T, economisind timp și evitând riscul depășirii termenelor.
Softurile moderne includ și funcții avansate pentru gestionarea inventarierilor, calcularea salariilor, transmiterea automată a declarațiilor fiscale și actualizarea rapidă a oricăror documente esențiale. Acest set complet de funcții ajută la menținerea conformității și la reacția rapidă la orice eventual control al autorităților fiscale.
Beneficiile directe ale utilizării unui soft actualizat de contabilitate
Implementarea unui program de contabilitate bine întreținut duce la:
- reducerea amenzilor și penalităților cauzate de întârzieri sau neconformitate fiscală;
- diminuarea timpului petrecut de echipa financiar-contabilă cu sarcinile de rutină;
- prevenirea discrepanțelor din informații prin acces simultan la documente actualizate pentru toți utilizatorii;
- scăderea riscului de fraudă sau de pierdere accidentală a datelor.
Un contabil poate valida nota contabilă pentru o achiziție și transmite instant rezultatul antreprenorului, eliminând întârzierile din cauza lipsei de sincronizare a documentelor. Totodată, raportarea către ANAF, generarea registrelor fiscale, declarațiilor 100, 300, 394 sau SAF-T devine mai accesibilă, deoarece programul adaptează automat formularele la ultimele cerințe legale.
Pași practici pentru implementarea și folosirea eficientă a unui program de contabilitate actualizat
1. Analizează nevoile companiei și alege softul potrivit
Evaluează fiecare opțiune în funcție de capacitatea de actualizare automată, integrare cu sisteme de facturare, salarizare sau bancă, dar și ușurința colaborării între antreprenor și contabil. Caută funcții precum generarea automată de note contabile, transmiterea electronică a declarațiilor și gestionarea ușoară a politicilor interne.
2. Instruiește echipa pentru folosirea eficientă a softului
Organizează sesiuni de training pentru toți utilizatorii și stabilește pași clari pentru fiecare funcție cheie: import/export de documente, generare de rapoarte, monitorizare a termenelor-limită de depunere. Un program intuitiv facilitează adaptarea rapidă și reduce timpul pierdut cu gestionarea erorilor.
3. Definește un flux clar de comunicare între antreprenor și contabil
Stabilește o legătură directă pentru rezolvarea rapidă a nelămuririlor privind documentele sau modificările legislative. Un soft care permite partajarea instant a datelor elimină întârzierile cauzate de schimburile offline.
4. Actualizează și arhivează constant manualul de politici contabile
Depozitează în cloud versiunile relevante ale documentelor de politici contabile, inventariere sau orice alte documente cerute de ANAF. Astfel, ești pregătit imediat ce apare o noutate legislativă și poți răspunde ușor solicitărilor autorităților.
5. Efectuează inventarieri și verificări periodice
Planifică periodic inventarierea resurselor și actualizarea documentelor interne, urmând prevederile Ordinului MFP 2634/2015. Folosește funcțiile automate de verificare din programul ales ca să identifici rapid eventuale neconcordanțe.
Un program de contabilitate actualizat constant oferă claritate și stabilitate proceselor fiscale, ajutând să previi greșelile costisitoare, să facilitezi transparența și să gestionezi rapid solicitările ANAF. Alege un produs potrivit nevoilor firmei, investește în instruirea angajaților și verifică periodic procedurile interne!