Atunci când ai un business la început de drum, este nevoie să îți păstrezi încasările și plățile în ordine, pentru un plus de transparență. Acest lucru este cu atât mai important dacă ai, de exemplu, un magazin de papetărie sau un salon de înfrumusețare, deoarece vei desfășura activități care au caracter permanent. Ținând cont de câteva lucruri care îți vor simplifica fluxul activităților, vei pune bazele unei afaceri sănătoase și performante, care va evolua pe termen lung. De asemenea, vei putea face anumite predicții sau corecta mai ușor eventualele discrepanțe.
Iată mai jos instrumentele de care ai nevoie pentru a-ți gestiona simplu și coerent situația operațiunilor de încasări și plăți.
1. Registrul de casă fizic sau electronic
Toate operațiunile în numerar, respectiv încasările și plățile realizate pe parcursul unei zile sunt incluse într-un registru de casa. Acesta este un document care ajută și monitorizează activitățile efectuate prin casierie. Este alcătuit pe baza unor documente specifice, dar include și observații legate de anumite operațiuni. Poate fi făcut atât în lei, cât și în valută, în funcție de moneda folosită.
Registrul de casă se realizează în două exemplare și trebuie să respecte o serie de reguli, pe baza unor documente justificative. Printre acestea se află chitanțe, dispoziție de încasare/plată, bon fiscal, decont de cheltuieli/deplasare, cu mențiunea că trebuie să fie incluse în ordine cronologică. Astfel, se realizează înregistrarea tuturor operațiunilor în contabilitate, în vederea calculării soldului de casă din ziua respectivă.
2. Casa de marcat cu jurnal electronic
Pentru emiterea bonului fiscal și a facturii fiscale, aceasta din urmă la solicitarea clientului, ai nevoie de o casă de marcat. Iar deținerea unei case de marcat este obligatorie în cazul în care activitatea ta are caracter permanent. În plus, aceasta respectă parametrii Agenției Naționale de Administrare Fiscală.
Alege casa de marcat în funcție de mai multe criterii, precum tipul taxelor care trebuie plătite – cotă TVA, scutire TVA, alte taxe – sau natura plății, de exemplu – numerar, card, tichete cadou sau de masă, vouchere. Aceasta este dotată cu un jurnal electronic, datorită căruia datele sunt transmise în timp real. De asemenea, în funcție de natura activității tale, poți alege o variantă de casă de marcat portabilă.
3. Sertarul de bani conectat la casa de marcat
Păstrează încasările într-un sertar de bani pentru a avea totul la îndemână, dar și pentru a te proteja de eventualele erori. Înregistrarea tuturor operațiunilor de utilizare a numerarului va duce către o evidență concisă, având și avantajul conectării la imprimantele fiscale.
Pentru un plus de siguranță, sertarele sunt prevăzute cu deschidere automată, din casa de marcat sau POS, dar și manuală. Astfel, toate operațiunile sunt înregistrate în sistem pentru a putea fi monitorizate și incluse în raportare. De obicei, sunt prevăzute cu mai multe compartimente pentru bancnote și monede, cât și cu tăvițe detașabile, pentru o mai bună organizare a numerarului.
4. Sistemul electronic de plată
POS este acel terminal mobil de plată pentru cardurile bancare. Acesta citește carduri precum Mastercard, Visa Electron sau Maestro și poate fi fix sau mobil. Automatizarea casei de marcat prin conectarea sa la terminalul de plată fluidizează tranzacțiile, acestea devenind sigure și mai rapide. Un alt avantaj al acestora este faptul că imprimarea se face pe hârtie termică, pentru o durată mai lungă a înregistrărilor efectuate.
Terminalul de plată este un instrument versatil, oferind mai multe soluții pentru încasarea sumelor, inclusiv varianta contactless, dar și opțiunea de anulare parțială sau totală a acestora. De asemenea, vei putea extrage diferite documente și rapoarte necesare urmăririi tranzacțiilor efectuate.
Evidența documentelor privind încasările și plățile poate da de furcă, în mai multe situații, mai ales dacă afacerea ta este încă la început. Cu ajutorul elementelor prezentate, acest lucru devine coerent și interconectat, pentru o mai bună gestionare a acestora. Tu pe care dintre ele le folosești deja pentru afacerea ta?