În plină era informatică, este greu de crezut că managementul unei companii puternice mai poate fi asigurat fără ajutorul calculatorului și al internetului. Un instrument util în acest sens sunt sistemele ERP (Enterprise Resource Planning). Mai precis, este vorba de programe software special concepute pentru a gestiona activitățile zilnice din cadrul unei companii, pe mai multe paliere.
Ținând cont de faptul că există zeci de mii de companii cu obiect de activitate în diferite domenii, cu un număr mai mare sau mai mic de angajați și cu grade diferite de complexitate a activităților derulate, și oferta de soluții ERP este pe măsură. Acestea se implementează în mod personalizat pentru fiecare companie, însă scopul principal este acela de a ușura și simplifica operațiunile, prin integrarea mai multor sisteme într-un singur sistem ERP.
Ce își doresc companiile de la un sistem ERP eficient
După cum spuneam, o soluție ERP implementată cu succes la nivelul unei companii se poate dovedi total ineficientă, dacă este aplicată în mod similar la nivelul altei firme. În principal, un astfel de sistem trebuie să poată gestiona procesele principale de business precum aprovizionarea, depozitarea, ofertarea produselor companiei, vânzările, livrările către clienți, încasările, managementul de proiect, strategiile de producție și cele comerciale precum și gestionarea parcului auto.
Pentru a se achita cu succes de aceste sarcini, un sistem ERP trebuie să se poată implementa rapid iar trainingul personalului să fie unul facil și eficient, astfel încât programul să poată fi utilizat corect încă de la început.
Soluțiile ERP pot fi utilizate on-line, iar meniul trebuie să fie organizat cât mai logic și intuitiv, pentru ca fi cât mai ușor de folosit.
Cum se integrează în companie un program ERP
Înainte să apelezi le o astfel de soluție pentru firma ta, trebuie să identifici mai întâi nevoile prioritare pentru care un sistem ERP este necesar. În cele ce urmează îți prezentăm câteva din principalele domenii pe care un astfel de sistem le poate gestiona eficient, independent sau în mod integrat .
- Financiar și contabilitate – sistemul poate genera toate declarațiile, balanțele contabile, registrele și jurnalele de care este nevoie din punct de vedere legal. Spre exemplu, declarațiile fiscale se generează automat, pe baza notelor contabile create pe măsură ce sunt introduse informații în contabilitatea primară.
- Resurse umane – modulul special dedicat managementului resurselor umane face posibilă efectuarea tuturor operațiunilor specifice acestui departament, incluzând evidența salariilor, a concediilor, pontajul angajaților, rolul și postul pe care aceștia îl dețin în firmă, evaluările periodice și multe altele.
- Logistică și achiziții – o caracteristică importantă a sistemelor ERP, din acest punct de vedere, este capacitatea de a calcula necesarul de aprovizionare de la furnizori, astfel încât să fie comandate de fiecare dată cantitățile optime de marfă. De asemenea, cu ajutorul unui astfel de sistem se poate ține și o evidență cât mai exactă a stocurilor, dar și a livrărilor către clienți.
- Servicii și vânzări – utilizate eficient, soluțiile ERP contribuie la creșterea volumului vânzărilor, identificând totodată și toate oportunitățile de vânzare. Acest lucru se realizează prin o bună gestionare a comenzilor și a livrărilor, ceea ce duce și la o îmbunătățire a relațiilor cu clienții.
- Managementul documentelor interne – un astfel de sistem poate fi utilizat și ca o rețea de intranet, dovedindu-se un instrument extrem de util în comunicarea internă în cadrul companiei. Aici se păstrează și documentele interne, într-un modul dedicat, care poate fi accesat de oriunde, on-line. În acest sens, persoanelor avizate li se alocă un nume de utilizator și o parolă, pe baza cărora pot accesa documentele de care au nevoie.
Prin urmare, soluțiile ERP constituie un instrument indispensabil în asigurarea unui bun management al oricărei companii, iar rezultatele se vor vedea în cel mai scurt timp de la implementarea unui astfel de sistem.