Întâlnire de afaceri reușită: 10 reguli de etichetă

Modul în care te prezinți la locul de muncă este extrem de important. Acesta poate fi ușor neglijat, obișnuindu-te să crezi că face parte din rutina vieții tale și că nu ar conta prea mult.

Întâlnirile tale de afaceri, indiferent de cât de vechi sau nu sunt clienții tăi sau de cât de mult te întâlnești cu ei, fac foarte mult oferindu-ți un avantaj față de concurenții tăi. Pentru clienții mai noi, precum și pentru cei vechi, trebuie să te străduiești să faci impresie bună pe termen lung.

Acest lucru este posibil doar prin modul în care te prezinți. Clientul poate auzi aceeași ofertă de la alte câteva companii, însă eticheta și comportamentul tău de business pot face  diferența.

Mergi pentru abordarea soluționării problemelor dacă apare un conflict. Dacă consideri că clientul nu este de acord cu tine, fii pregătit să argumentezi mai multe idei. Dacă vezi că afacerea se destramă și clientul își pierde interesul, revino puternic înțelegând nevoile și preferințele clientului.

În timp ce faci toate acestea, există câteva reguli de etichetă de afaceri pe care trebuie să le respecți.

1. Punctualitatea este primul pas

Indiferent cât de vechi este clientul sau oricât de bună ar fi relația cu el, sosirea târzie la locul întâlnirii nu ar trebui să se întâmple niciodată. Vino întotdeauna la timp – de preferință puțin mai devreme decât ora stabilită.

Acest lucru arată că apreciezi timpul clientului și îți iei în serios angajamentele. Mai mult, sosirea devreme te ajută să te așezi, să te simți confortabil și să te liniștești înainte de a începe întâlnirea.

Dacă ajungi la momentul întâlnirii sau târziu în cazuri mai grave, aceasta nu îți va permite să te instalezi corect și este posibil să îți afecteze productivitatea în timpul sesiunii de lucru.

2. Nu întrerupe

Întreruperea cuiva în timp ce se află în mijlocul unei propoziții este o atitudine greșită chiar și în situații normale. Acest lucru este interzis atunci când te afli într-o întâlnire de afaceri. Lasă persoana respectivă să își spună ideile până la capăt. Asigură-te că asculți cu atenție toți oamenii.

3. Așteaptă să îți vină rândul să vorbești

Așteaptă să îți vină rândul să vorbești și, dacă o altă persoană vorbește în același timp cu tine, este întotdeauna politicos să inviți cealaltă persoană să continue. Dacă cineva îți adresează o întrebare, nu-l întrerupe și lasă-l să formuleze întrebarea complet.

4. Păstrează-ți calmul

Să-ți pierzi calmul sau să te enervezi nu reprezintă semne de profesionalism. Acest lucru îți afectează imaginea destul de grav. Mai ales în timpul unei întâlniri de afaceri, ar trebui să rămâi liniștit. Dacă nu îți place punctul de vedere al cuiva, nu contrazice imediat, revino calm, cu argumente.

Prezintă-ți punctul de vedere într-un mod mai subtil și adoptă o atitudine diplomatică. În loc să spui că nu ești de acord sau că cealaltă persoană greșește, poți fi mai respectuos și poți spune că apreciezi punctul de vedere al altei persoane și ai dori să faci lumină asupra unui alt aspect pe care membrii să îl ia în considerare.

5. Îmbrăcămintea contează

În prezent ne îndepărtăm de costumele convenționale care erau o parte obligatorie a întâlnirilor de afaceri și ne îndreptăm spre coduri vestimentare semi-formale. Dar trebuie să fii atent la îmbrăcăminte atunci când participi la un business meeting.

Fie cu un client, în cadrul firmei tale sau într-o sală de ședințe, ar trebui să te îmbraci întotdeauna în funcție de eveniment. O recapitulare a ținutei este utilă, pentru a-ți face o idee mai clară despre potrivirea ei cu întâlnirea respectivă. De exemplu, pentru un meeting semiformal în timpul zilei sunt suficiente o cămașă cu nasturi, pantaloni lejeri și o încălțăminte sport confortabilă, de exemplu adidașii marca Puma pentru femei.

6. Evită utilizarea telefonului

O convorbire telefonică sau derularea ecranului în timpul unei întâlnirii reprezintă semnte de neprofesionalism. Evită-le, cu excepția cazului în care este ceva extrem de urgent și care nu poate fi amânat. Cel mai bun mod este să-i pui telefonul pe modul silențios, ca să nu-ți distragă atenția și să nu-i deranjeze pe ceilalți.

Dacă trebuie să răspunzi la apel, cere-ți scuze și ieși din întâlnire, astfel încât deranjul să fie minim.

7. Evită să aduci oameni în plus

Dacă vizitezi un client sau o altă companie pentru o întâlnire de afaceri, asigură-te că ai doar persoane relevante cu tine. Nu lua mai mulți oameni decât este nevoie. De asemenea, este politicos să informezi clientul sau organizația în prealabil cu privire la numărul de persoane care vor participa la întâlnire, ca să poată face aranjamentele în consecință.

8. Alege locul potrivit

Dacă ai întâlnirea la sediul firmei, asigură-te că alegi locul potrivit, care să poată găzdui confortabil toți participanții și să aibă echipamentele necesare. Verifică suplimentar funcționarea unor lucruri, cum ar fi un proiector și un aparat de aer condiționat, ca să nu te confrunți cu surprize mai târziu.

9. Calculează bine momentul întâlnirii

Dacă ai o întâlnire cu conducerea superioară sau cu directorii, asigură-te că știi intervalele de timp în care sunt disponibili. Alege intervalul care este fezabil pentru toți. De asemenea, cel mai bine este să le oferi ordinea de zi și desfășurătorul ședinței înainte, ca să știe la ce să se aștepte. Dacă planifici o conferință, ia în considerare utilizarea unui instrument software pentru a ajuta la automatizarea procesului.

10. Ia-ți o agendă

Cu cât ești mai organizat, cu atât vei putea participa mai bine la întâlniri de afaceri. Astfel centralizezi detaliile pe care trebuie să le abordezi în cadrul întâlnirii și coordonezi desfășurarea ei. Păstrează lucrurile cât mai simple și planifică în avans.

Aceste strategii și reguli sunt foarte simplu de aplicat. Le poți adapta cu ușurință la activitatea ta și vei vedea cât de multe îmbunătățiri pot aduce la nivelul companiei.

- publicitate -