All the European investment, retail, real estate, office and industry news in English language

joi | 1 octombrie | 2020

Cum să oprești emailurile companiei să intre în spam?

Nu este nimic mai frustrant decât un e-mail important la care să nu primim răspuns timp de săptămâni. Uneori, un mesaj pe care îl trimiți nu se livrează niciodată. În fiecare secundă, peste 3,5 mii de e-mailuri sunt etichetate drept spam.

În fiecare zi, personalul de asistență din companiile care vând produse digitale se confruntă cu problema e-mailurilor spam. Sunt copleșiți de tickete repetitive, precum „cheia de licență nu a ajuns”, „nu am primit niciun e-mail cu biletele” sau „nu am primit factura pe care am cerut-o”. Sfatul obișnuit pentru rezolvarea acestor probleme este întotdeauna același: „vă rugăm să verificați folderul SPAM”. Funcționează în 70% din cazuri.

Dar nu sunt doar e-mailuri automate care nu ajung în ochii cititorului. Orice mesaj trimis de la adresa companiei poate fi redirecționat în mod greșit către folderul Spam.Din punctul de vedere al utilizatorului, filtrarea riguroasă a mesajelor primite este un avantaj. Multe mesaje spam conțin anunțuri, care doar ne pierd timpul, iar unele dintre ele înlocuiesc diverse site-uri web populare ca parte a încercărilor elaborate de phishing.

- PUBLICITATE -

E-mailurile automatizate de servicii pentru clienți, precum și ofertele și întrebările obișnuite trimise din domeniul companiei sunt, din păcate, deseori clasificate ca spam, în ciuda faptului că acestea pot conține informații importante. Putem face ceva pentru a preveni acest lucru?

La această întrebare va răspunde Kamil Lasek, specialist atestat în servicii de marketing Google pentru companii din Fly On The Cloud.

Ce face ca e-mailurile să ajungă în folderul SPAM?

Kamil Lasek: Există sute de factori. Filtrele de spam avansate analizează mesajele în multe feluri.

În primul rând, să ne ocupăm de cel mai comun și mai simplu motiv: destinatarul a setat adresa noastră de e-mail în blacklist și a marcat-o ca spam. Reacțiile destinatarilor reprezintă un semnal puternic pentru algoritmul anti-spam care indică faptul că trimiteți ceva pe care oamenii nu doresc să-l primească – sunt mult mai importante decât cuvintele pe care le utilizați sau raportul grafic-text al e-mailului.

Câte trimiteri vor eticheta o adresă ca SPAM?

Kamil Lasek: Rata de reclamații nu trebuie să depășească 0,2%. Dacă doi din o mie de destinatari marchează trimiterea noastră ca spam, atunci următoarele mesaje din domeniul nostru nu vor atinge un nivel satisfăcător de livrare. Oricine descoperă că e-mailurile sale nu ajung la destinație ar trebui să-și pună următoarea întrebare: oare sunt doar un spammer?
Este posibil ca e-mailurile tale să merite pur și simplu această clasificare. Din păcate, acest lucru se întâmplă des și nu suntem întotdeauna conștienți de acest lucru. Cum poți verifica? Gândește-te doar dacă destinatarii au fost de acord să primească e-mailurile și dacă aceste e-mailuri prezintă vreo valoare pentru ei. Dacă trimiteți un e-mail pe care nu doriți să îl deschideți, preferabil să nu îl trimiteți deloc.

Cum să împiedicați e-mailurile să intre în SPAM?

Kamil Lasek: Probleme de bază: aveți grijă de conținutul valoros și respectați-vă destinatarii. Trimiterea de oferte intruzive către listele achiziționate nu vă va aduce prea multe beneficii și va reduce permanent credibilitatea domeniului – nu numai pentru dvs., ci și pentru multe alte conturi de e-mail din compania dvs.

Comercianții din vechile școli, adică cei care favorizează cantitatea, nu calitate, ar trebui să privească uneori în afara cutiei și să vadă cât de mult s-a schimbat internetul în ultimii ani. Nu există lipsă de conținut online. Oamenii sunt inundați de informații și abuzând de răbdarea lor, îți poți pierde credibilitatea. Nu merită. Haideți să construim relații de afaceri durabile, trimițând conținut interesant persoanelor care doresc cu adevărat.

Cu toate acestea, dacă vă gândiți „nu mă privește, întrucât nu trimit reclame, iar linkul de dezabonare este perfect vizibil”, există șanse mari ca problema să se afle în configurarea căsuței poștale – adică în înregistrările SPF și DMARC.

Ce este o înregistrare SPF?

Kamil Lasek: Aici este ceva mai tehnic. SPF (Sender Policy Framework) este o înregistrare care autentifică adresa poștală a expeditorului. Serverele de email îl folosesc pentru a determina dacă un mesaj care pretinde că provine dintr-un domeniu specific provine de fapt de la acesta.

Adresa expeditorului, pe care ne-am setat-o, nu este întotdeauna identică cu adresa „plicului” (Envelope form), care este setată de însuși sistemul. În majoritatea căsuțelor poștale, această a doua adresă este ascunsă în mod implicit și numai utilizatorii Gmail o pot vedea.

Prin crearea unei înregistrări SPF, vă veți asigura că serverul dvs. de email este de încredere într-un anumit domeniu. Serverul de e-mail al destinatarului va verifica autorizarea în timpul filtrării și sortării mesajelor primite. Dacă trimiteți mesajul printr-un software terț, precum Mailchimp sau Freshmail, atunci nu uitați să includeți serverele platformei dvs. de marketing prin e-mail în înregistrarea SPF – poate avea un efect pozitiv asupra livrării mesajelor.

Acesta este singurul element de configurare care împiedică e-mailurile noastre să aterizeze în folderul spam?

Kamil Lasek: SPF-ul singur nu reprezintă o protecție suficientă. Acesta ne permite să autentificăm domeniul, dar nu oferă linii directoare specifice cu privire la modul de abordare a încercărilor de fraudă.

Protocolul DKIM confirmă că organizația dvs. își asumă responsabilitatea pentru conținutul mesajului. Acesta este un fel de semnătură care protejează împotriva încercărilor de interceptare a e-mailului și de impersonare a domeniului. Autenticitatea înregistrărilor SPF și DKIM este verificată în DNS, adică în sistemul de nume de domeniu.
Toate acestea sunt verificate prin DMARC (autentificarea, raportarea și conformarea mesajelor bazate pe domenii). DMARC este un fel de trimitere prin poștă care filtrează e-mailurile suspecte. Pentru a permite ca mesajul să ajungă către căsuța poștală a destinatarului, acesta are nevoie de un SPF configurat corect și, de preferință, de o potrivire SPF și DNS. Cu această protecție, informați serverele cum ar trebui să procedeze – indiferent dacă introduc e-mailuri neautorizate în carantină, spam sau le resping complet.

Este important să configurați corect DKIM și DMARC, deoarece acestea nu numai că măresc securitatea domeniului dvs., dar și câștigă credibilitatea altor servere – îmbunătățind rata de livrare a mesajelor dvs.

Cum se configurează înregistrările SPF, DKIM și DMARC?

Kamil Lasek: Arată diferit pentru fiecare furnizor de servicii de e-mail, cel mai bine este să găsiți instrucțiuni de configurare pregătite în special pentru consola de administrare. Dacă utilizați serviciile unei companii care implementează o nouă poștă pentru dvs. și migrează date de la cea veche (la fel cum Fly on The Cloud implementează Gmail pentru companii), atunci nu trebuie să vă faceți griji cu privire la configurația finală – departamentul tehnic al furnizorului de servicii cloud o va face pentru dvs.

- PUBLICITATE -