Arhivarea electronică este din ce în ce mai populară în mediul de afaceri, iar prin beneficiile pe care le oferă acest lucru se explică foarte bine. Există, într-adevăr, mai multe avantaje pe care le oferă o arhivă electronică, iar trecerea la astfel de servicii este necesară la scară din ce în ce mai mare. Care sunt principalele beneficii aduse de această tranziție vei afla din acest articol.
Economii de spațiu și timp
Într-adevăr, unul dintre cele mai evidente beneficii pe care le oferă serviciile electronice de arhivare documente este reprezentat de economia de spațiu fizic. În loc să ocupe rafturi întregi cu dosare și cutii de arhivă, documentele sunt stocate pe servere sau în cloud, eliberând în acest fel spațiu valoros în birouri.
În același timp, și căutarea sau accesul la documente devin mult mai rapide și mai eficiente, pentru că informațiile pot fi găsite și accesate în câteva secunde, fără a fi nevoie să cauți manual prin dosare.
Costuri reduse de stocare și gestionare a documentelor
O arhiva electronica oferă beneficii considerabile și din perspectiva reducerii costurilor asociate stocării și gestionării documentelor. În loc să aloci bugete substanțiale pentru achiziționarea și întreținerea echipamentelor de stocare fizică, poți economisi bani prin utilizarea spațiului virtual pentru depozitarea și gestionarea documentelor.
În acest fel, este eliminată nevoia de a achiziționa rafturi de depozitare, cutii de arhivă și alte materiale necesare pentru organizarea și păstrarea documentelor fizice. De asemenea, costurile asociate cu administrarea și gestionarea documentelor se reduc semnificativ, deoarece arhivarea electronică facilitează căutarea, accesarea și gestionarea eficientă a informațiilor, contribuind la optimizarea proceselor și la economisirea timpului și resurselor.
Securitate îmbunătățită a datelor
Într-adevăr, amenințări există din ambele perspective: și în cazul arhivelor fizice, și în cazul celor electronice. Cu toate acestea, securitatea datelor chiar este net îmbunătățită, pentru că documentele electronice pot fi protejate cu ușurință prin măsuri de securitate precum criptarea datelor, folosirea parolelor sau accesul restricționat. În acest fel, riscul de pierdere, de furt sau de acces neautorizat la informații sensibile este în mod semnificativ redus, fiind asigurată confidențialitatea sau integritatea datelor.
Accesibilitate îmbunătățită
Gândește-te cum ar fi să poți accesa documentele companiei oriunde te-ai afla, în orice moment. Ei bine, tocmai acest important beneficiu este oferit de arhivarea electronică: documentele pot fi accesate în orice moment, cu condiția să beneficiezi de conexiune la internet. De pe dispozitive mobile sau de pe laptop, angajații care au acces la arhivă beneficiază de flexibilitate și de mobilitate în sarcinile de lucru pe care le au de desfășurat, ceea ce nu este decât un lucru benefic.
Șanse de îmbunătățire a productivității
Inclusiv productivitatea poate fi îmbunătățită cu ajutorul acestor servicii de arhivare, pentru că angajații au șansa de a colabora în timp real, de a edita sau de a actualiza documentele într-un mod colectiv. Astfel, este eliminată nevoia de trimitere și de revizuire manuală a versiunilor fizice în care se află documentele.
Se poate spune, așadar, că trecerea la arhiva electronică poate aduce cu sine multe beneficii semnificative pentru organizații, de la economiile de spațiu sau timp la reducerea costurilor sau îmbunătățirea securității datelor.
